آموزش جامع تنظیمات چاپ و پرینت گرفتن در اکسل|آکادمي استاد آموز

آموزش پرینت در اکسل و تنظیمات چاپ

در این بخش بطور کامل با تنظیمات print و روش های پرینت گرفتن در  ماکروسافت اکسل آشنا می شویم . 

همچنين براي محاسبات و کاربرد فرمول ها در ليست حقوق و دستمزد و تهيه و پرينت فيش حقوقي پرسنل يک کارگاه با هر تعداد مي توانيد از بسته آموزش کاربرد اکسل در حسابداري استفاده نماييد .

آموزش صفحه بندی در اکسل(آموزش صفحه آرایی در اکسل)

قبل از شروع به پرینت گرفتن اطلاعات در نرم افزار اکسل ابتدا باید وارد تب Page layout شویم و تنظیمات چاپ کاغذ را مشخص کنیم .

در این تب به ترتیب با ابزارهای زیر آشنا می شوید .

• margins

• orientation

• size

• print area

• breaks

• background

• print titles

تنظیم حاشیه  پرینت در اکسل

برای تنظیم حاشیه پرینت در اکسل ، در تب Page layout گروه Page setup  ،با استفاده از margins می توانیم حاشیه های کاغذ را قبل از چاپ مشخص کنیم . که شامل گزینه های ذیل می باشد.

حاشیه قسمتی در بالا و پایین ، سمت چپ و راست صفحه است که سفید رنگ است و چیزی در آن قسمت چاپ نمی شود و به جهت زیبایی و مرتب بودن صفحه چاپی استفاده می شود  .

1. normal(حاشیه استاندارد)
   
2.   Narrow (حاشیه باریک)
   
3. wide (حاشیه گسترده)
4. Custom margins(حاشیه سفارشی)

اگر روی گزینه Custom margins کلیک کنیم می توانیم به دلخواه در قسمت های مختلف حاشیه (حاشیه از بالا ، پایین ، چپ و راست ) اندازه ای را وارد کنیم اما گزینه های دیگر اندازه حاشیه از بالا و پایین و … از قبل توسط اکسل تعیین شده و قابل تغییر نمی باشد .

با کلیک روی گزینه Custom margins ، پنجره page setup باز می شود . که بر حسب نیاز می توان برای تنظیم حاشیه پرینت در اکسل مقادیری را در قسمت های مختلف وارد کرد.

اگر مقادیر حاشیه را کم کنیم حاشیه سفید در پرینت اکسل کوچکتر و اگر مقادیر را زیادتر کنیم حاشیه سفید بزرگتر می گردد.

1. top: فاصله حاشیه از بالای صفحه
2. bottom: فاصله حاشیه از پایین صفحه
3. Left: فاصله حاشیه از سمت چپ صفحه
4. Right:فاصله حاشیه از سمت راست صفحه

حذف حاشيه سفيد در پرينت اکسل

براي حذف حاشيه سفيد در پرينت کافي است از قسمت margins روي Custom Margin کليک کنيد و عدد صفر را در قسمت حاشيه بالا و پايين و چپ و راست وارد نماييد تاحاشيه حذف شود . و با این کار می توان  حذف حاشیه سفید در پرینت pdf هم  انجام شود .

تعیین هدر و فوتر در پرینت اکسل

تعیین هدر و فوتر روش اول :

در تب Page layout گروه Page setup  ،با استفاده از margins روی گزینه Custom margins کلیک می کنیم .در تب Header/Footer ، با کلیک روی گزینه Custom Header ، پنجره مربوط به Header باز می شود که داری 3 بخش مجزا است:

1. Left section:تعیین هدر برای قسمت سمت چپ صفحه اکسل
2. Center section:تعیین هدر برای قسمت وسط صفحه اکسل
3. Right section:تعیین هدر برای قسمت سمت راست صفحه اکسل

برای نوشتن هدر در قسمت های بالا ، می توان هر متنی که لازم داریم در قسمت های راست ، چپ و وسط هدر بنویسیم و از ابزارهایی که در قسمت Custom Header هم وجود دارد و در شکل فوق با خط آبی مشخص شده هم می توان استفاده کرد . 

• اولین دکمه از سمت چپ Format text : برای تنظیم فرمت متن استفاده می شود.
• دکمه Insert page number: جهت درج شماره صفحه استفاده می شود .
• دکمه Insert page numbers:برای درج شماره کل صفحات استفاده می شود .
• دکمه insert date:برای درج تاریخ در هدر کاربرد دارد .
• دکمه Insert time:برای درج ساعت استفاده می شود
• دکمه insert file path:جهت درج مسیر فایل کاربرد دارد.
• دکمه  insert file name: برای درج نام فایل کاربرد دارد.
• دکمه insert sheet name: برای درج نام شیت استفاده می شود .
• دکمه insert picture: برای درج عکس در هدر کاربرد دارد .
• دکمه format picture:  برای تنظیم فرمت عکس و تغییر اندازه عکس انتخابی و… کاربرد دارد .

در صفحه قبل ، در تب Page layout گروه Page setup  ، با انتخاب  custom margin  در سر برگ margin در قسمت مربوط به هدر (Header) ، فاصله هدر از لبه کاغذ و در قسمت فوتر (Footer)، فاصله فوتر از لبه پایین صفحه را تعیین می کنیم .

پرینت محتوا در وسط صفحه اکسل 

در پایین صفحه هم ، مطابق شکل فوق در بخش center on page ، دو گزینه وجود دارد :

• Horizontally: محتوای قابل چاپ را به لحاظ افقی در مرکز صفحه قرار می دهد نه گوشه چپ یا راست
• vertically: محتوای قابل چاپ را به لحاظ عمودی در مرکز صفحه قرار می دهد.

تعیین هدر و فوتر به روش دوم

از تب view، گروه workbook views روی گزینه page layout کلیک می کنیم .

در قسمت بالای صفحه که Header نوشته شده می توانیم همانند روش اول در سه قسمت هدر را وارد کنیم.

در سه قسمت بالا که با کادر رنگی مشخص شده می توانید هدر را وارد کنید وقتی در قسمت هدر کلیک می کنیم تب جدیدی به نام header & footer tools باز می شود در زیر تب Design  می توانیم تمام object  هایی که در روش اول گفتیم را می توانیم در این قسمت مشاهده و استفاده کنیم .

برای اینکه صفحه اکسل مجدد به حالت اول برگردانده شود از تب View ،روی گزینه Normal  کلیک می کنیم.

تنظیم جهت کاغذ در چاپ اکسل  (Orientation)

چگونه یک صفحه را بصورت افقی یا عمودی در اکسل چاپ کنیم ؟

بعد از تنظیم حاشیه ، در تب Page layout،  با گزینه Orientation ، جهت کاغذ را می توانیم تنظیم کنیم .

• Portrait: جهت کاغذ بصورت عمودی تنظیم می شود.
• landscape: جهت کاغذ بصورت افقی تنظیم می شود .

تنظیم اندازه کاغذ در چاپ اکسل

از تب page layout ، با استفاده از گزینه Size ، می توانیم اندازه کاغذ را تنظیم کنیم .اندازه های مختلف مثل A4 و A5 و… وجود دارد که می توان بسته به محتوای صفحه بکار ببریم. برای مثال ، اگر گزینه A4  را انتخاب کنیم پرینت اکسل در یک صفحه A4 را خواهیم داشت .

در قسمت پایانی این منو ،با کلیک روی  More paper size پنجره Page setup مجدد باز می شود و در تب page در قسمت Page size  می توانیم دوباره همان اندازه های بالا را ببینیم و تنظیم کنیم .با این گزینه می توانیم بزرگنمایی پرینت در اکسل  و همچنین علت کوچک شدن پرینت در اکسل  را مدیریت کنیم  . 

در بخش بالای صفحه (Orientation) ،  مجدد در این قسمت هم جهت کاغذ را تنظیم کرد .

Print quality: می توانیم کیفیت چاپ را تنظیم کنیم.

در بخش بالاتر (Scaling)  ، می توانیم اندازه محتوای قابل چاپ را تنظیم کنیم .

چگونه در اکسل پرینت تمام صفحه بگیریم

در تب Page setup گزینه ی Adjust to ، محتوای قابل چاپ مطابق شکل بالا  برحسب درصدی که در این قسمت نوشته می شود بزرگتر یا کوچکتر در پرینت نشان داده می شودو علت کوچکتر شدن محتوای پرینت در اکسل می باشد و همانطور که قبلا عرض کردم  بزرگنمایی پرینت در اکسل را می توان تنظیم کرد  .

مثلا اگر% 200 بنویسیم محتوا در اندازه دو برابر نمایش داده می شود . (بزرگنمایی پرینت در اکسل)

….fit to :محتوای قبل چاپ را در اندازه مناسب در یک یا هر تعداد صفحه که در این قسمت نوشته شده نمایش می دهد .

اگر در کادر اول Fit to عدد یک وارد کنیم( یعنی تعداد صفحه برای چاپ یک صفحه هست) و اگر در کادر دوم Fit to  هم عدد یک را وارد کنیم (یعنی محتوا در  یک پهنا یا عرض چاپ شود) وارد کردن عدد یک در هردو کادر Fit to  یعنی کل محتوا در یک صفحه چاپ شود و می توانیم پرینت تمام صفحه در اکسل بگیریم  .

اگر عرض محتوا  زیاد بود و محتوای چاپی نا خوانا بود می توان با تغییر جهت چاپ بصورت افقی (Landscape) مطلب را خواناتر چاپ کنیم .

اما اگر تعداد ستون ها ی مشخصی را می خواستیم که حتما چاپ شوند در کادر اول  Fit to عدد یک و در کادر دوم تعداد ستون هایی که لازم داریم  حتما در یک صفحه پرینت گرفته شوند برای مثال 2560  رامی نویسیم . با این کار  تعداد ستون خاصی را در یک صفحه اکسل  پرینت می گیریم.

پرینت گرفتن از یک ناحیه خاص در اکسل (تنظیم خط چین پرینت در اکسل)

روش اول :

اگر داده های زیادی روی صفحات اکسل داشته باشیم و فقط محدوده خاصی لازم است تا پرینت گرفته شود بازه  ای که می خواهیم  چاپ شود را با درگ انتخاب می کنیم.

از تب Page layout ، روی گزینه Print Area سپس set print area کلیک می کنیم .

اطراف محدوده انتخابی با کادر طوسی رنگ مشخص می شود(تنظیم خط چین پرینت در اکسل) و در پیش نمایش پرینت و پرینت فقط قسمت انتخابی  نمایش داده می شود و محتواهای دیگر از پیش نمایش حذف می شوند .

برای مثال در شکل فوق فقط می خواهیم  کد دانش آموزی و نام در پرینت باشد . از A1 تا B8 را با درگ انتخاب می کنیم و روی گزینه Print area سپس  set print area کلیک می کنیم . 

همچنین اگر اندازه کاغذ یا جهت کاغذ را هم تغییر دهیم خط چین پرینت در اکسل هم تغییر می کند و به اندازه سایز کاغذ می گردد.

اضافه کردن محدوده جدید به محدوده قبلی

محدوده جدید را انتخاب و از تب page layout  گزینه Print area سپس  add to print area را انتخاب می کنیم. محدوده جدید به محدوده قبلی اضافه می شود .

حذف محدوده انتخابی

از تب Page layout ، روی گزینه Print Area  کلیک و از زیر منوی باز شده Clear Print Area  را انتخاب می کنیم محدوده مشخص شده جهت پرینت حذف می شود .

شکستن صفحه و چاپ محتوا در صفحه بعد(Breaks)

ایجاد page Breaks

اگر لازم باشد محتوا از قسمتی به بعد در صفحه مجزای دیگری چاپ شود می توانیم از Break استفاده کنیم.

برای مثال طبق شکل فوق ، از کد دانش آموزی 1003 می خواهیم اطلاعات در صفحه دیگری چاپ شوند .روی ردیف 4 کلیک می کنیم از تب Page layout ، گزینه Breaks سپس زیر منوی Insert page breaks انتخاب می کنیم .

از کد دانش آموزی 1003 به بعد اطلاعات در صفحه دوم چاپ می شود.

حذف Breaks

از تب page layout ، با کلیک روی گزینه Breaks،از زیر منوی باز شده remove page breaks را انتخاب می کنیم .

ایجاد بک گراند در صفحات اکسل

از تب Page layout،با کلیک روی گزینهBackground  می توانیم عکسی را به عنوان بک گراند برای صفحه اکسل انتخاب کنیم و با کلیک روی delete background می توانیم بک گراند را حذف کنیم .

تنظیم عنوان صفحات چاپی:

در تب Page layout، روی گزینه Print titles کلیک می کنیم .پنجره page setup باز می شود سپس تب Sheet را انتخاب می کنیم  .

روش دوم تعیین خط چین پرینت در اکسل :

در قسمت Print aria محدوده چاپ را با درگ انتخاب می کنیم .

تعیین عنوان چاپ :

می توانیم عنوان برای ستون و سطرها  در قسمت Print titles تعیین می کنیم .

تکرار یک سطر در پایین صفحه اکسل با ابزار  Row to repeat at top :

1. با این گزینه عنوان برای ردیف ها انتخاب می کنیم.
2. اگر تعداد سطرهای چاپی زیاد باشد و محتوا در صفحات متعددی چاپ شود
3. در این قسمت می توانیم ردیفی را انتخاب و این ردیف در عنوان هر صفحه چاپی نمایش داده می شود .
4. برای مثال در شکل زیر ردیف اول ، شامل کد دانش آموزی ، نام، نام خانوادگی و معدل است که این ردیف را به عنوان title انتخاب می کنیم اگر داده ها زیاد شوند در هر صفحه چاپی  ردیفی که انتخاب کردیم در عنوان بالای صفحه می بینیم .

تکرار یک ستون در صفحه اکسل  با ابزار columns to repeat at left:

1. در این قسمت می توانیم عنوان برای ستون ها انتخاب می کنیم.
2. ستونی را برای عنوان انتخاب می کنیم.
3. و در صورتی که صفحات چاپی زیاد باشد این ستون ، در عنوان ستون تمام صفحات دیده می شود و در هر صفحه تکرار می شود.
4. برای مثال در شکل فوق کد ملی و نام دانش آموز را با درگ در این قسمت به عنوان Title ستون ها انتخاب می کنیم اگر داده ها در ستون های کناری زیاد شود در زمان پرینت ، کد ملی و نام در هر صفحه در عنوان قرار می گیرد و تکرار می شود و بقیه اطلاعات در ستون های بعد از عنوان  قرار می گیرد.
   

چاپ سر ستون و عنوان ردیف ها در چاپ:

با گزینه ی Printدر این قسمت تنظیم می کنیم در چاپ ، عنوان ردیف و ستون ها و… نشان داده شود یا خیر 

 پرینت اکسل با خطوط جدول:

اگر در تب sheet  تیک گزینه Gridline  را بزنیم می توانیم ، در پرینت اکسل خطوط جدول را در پیش نمایش و چاپ مشاهد کنیم  

پرینت سیاه و سفید در اکسل :

اگر تیک گزینه ی Black and white را بزنیم پرینت بصورت سیاه و سفید است و هیچ رنگی نمایش داده نمی شود .

تنظیم کیفیت چاپ در اکسل :

اگر تیک گزینه ی draft quality را انتخاب کنیم کیفیت چاپ در حد کیفیت چاپ صفحات پیش نویس و چک پرینت است .

چاپ عنوان ستون و ردیف در اکسل :

با کلیک روی گزینه ی row and column heading و انتخاب تیک برای آن امکان چاپ عنوان ردیف ها(….., A,B,C )و عنوان ستون ها (….,1,2,3,4 ) میسر می شود .

تنظیم ترتیب چاپ صفحات در اکسل : 

در  قسمت Page order تعیین می کنیم ترتیب چاپ صفحات در اکسل به چه صورت باشد .با انتخاب هر گزینه شکل نمایشی ترتیب چاپ را به خوبی نشان می دهد.

• Down ,then over
• over ,then down

پرینت گرفتن در اکسل و تنظیمات در پیش نمایش پرینت(Print preview)

روش های مختلف پرینت گرفتن در اکسل 

بعد از تنظیمات چاپ ، با روش های ذیل وارد پیش نمایش پرینت می شویم که در این قسمت هم مطابق تنطیماتی که در بالا توضیح دادیم بازهم امکان تنظیمات چاپ وجود دارد .

1. روش اول :برای پرینت گرفتن بعد از انجام  تنظیمات پرینت روی منوی File کلیک می کنیم و در زیر منوی باز شده گزینه Print  را انتخاب می کنیم .تا پنجره پرینت باز شود
   
2. روش دوم :با فشردن همزمان دو دکمه Ctrl+p پنجره مربوط به پرینت باز می شود .

تنظیم صفحه در اکسل برای پرینت (پیش نمایش پرینت)

بعد از استفاده از یکی از دو روش بالا پنجره پرینت باز می شود  که  امکان تنظیم  صفحه در اکسل برای پرینت را در پیش نمایش پرینت فراهم می کند و این صفحه  قسمت های مختلفی دارد که به ترتیب بیان خواهد شد و امکان تنظیمات قبل از پرینت و تغییر آن هم در اینجا وجود دارد بعد از انجام این تغییرات محدوده پرینت با خط چین در اکسل مشخص می شود   .

copeis:

مشخص می کنیم از اطلاعاتی که می خواهیم پرینت بگیریم چند سری پرینت گرفته شود .

Printer:

نام پرینتری که می خواهیم اطلاعات را چاپ کند  را در این قسمت انتخاب می کنیم .

Settings:

• print active sheets:این گزینه فقط از تمام صفحات  شیت فعال که روی آن کار می کنیم پرینت می گیرد .
• print entire workbook:از تمام شیت ها و صفحات فایل اکسل پرینت می گیرد .
• print selection: فقط از ناحیه انتخاب شده توسط Print area پرینت می گیرد.

Pages:

در این قسمت می توانیم صفحاتی که می خواهیم پرینت گرفته شود را بنویسیم .

برای مثال از صفحه 2 تا 4 فقط می خواهیم چاپ شود پس در باکس اول 2 و در باکس دوم 4 را می نویسیم .

colatted:

تمام صفحاتی که برای پرینت گرفتن انتخاب شده اند اگر قرار باشد چند سری از آنها پرینت گرفته شود را یک سری کامل پرینت می گیرد بعد سری دوم و سری های بعدی چاپ می شوند .

برای مثال اگر بخواهیم 3 سری از اطلاعات چاپ شوند یک سری کامل از صفحه اول و دوم و سوم پرینت می گیرد و بعد یک سری دیگر از صفحه اول و دوم و سوم و در آخر یک بار دیگر از صفحات پرینت می گیرد .

uncolatted:

اگر صفحاتی که برای پرینت انتخاب شده اند بخواهیم چند سری از آنها چاپ شود برای مثال 3 سری چاپ شوند 3بار از صفحه اول ابتدا چاپ می شود ، سه سری از صفحه دوم و در آخر سه سری از صفحه آخر

پرینت عمودی در اکسل :

برای پرینت عمودی در اکسل با گزینه ی portrait orientation جهت کاغذ برای چاپ بصورت عمودی می شود  .

پرینت افقی در اکسل :

برای پرینت افقی در اکسل باید جهت کاغذ برای چاپ بصورت افقی باشد. با  گزینه ی landscape orientationامکان پرینت گرفتن افقی اکسل فراهم می شود .

تنظیم اندازه کاغذ در چاپ اکسل:

برای تنظیم اندازه کاغذ برای چاپ اندازه کاغذ برای چاپ  از گزینه Size  استفاده می کنیم  . برای مثال ، اگر اندازه کاغذ را روی a4 قرار دهیم پرینت اکسل در یک صفحه A4 گرفته می شود .

تنظیم حاشیه کاغذ در چاپ اکسل:

برای تنظیم حاشیه کاغذ در چاپ اکسل از گزینه ی margins استفاده می کنیم و حاشیه کاغذ را همانند قسمت های بالا  که توضیح داده شد تنظیم می کنیم .

تنظیم بزرگنمایی پرینت در اکسل:

برای تنظیم بزرگنمایی پرینت در اکسل از گزینه ی scaling استفاده می کنیم و تعیین می کنیم محتوای چاپی در چه اندازه ای پرینت گرفته شود دوبرابر بزرگتر یا 3 برابر کوچکتر یا در اندازه مناسب به نسبت اندازه صفحه چاپی 

(چگونه در اکسل پرینت تمام صفحه بگیریم)

No Scaling:

اگر بخواهیم محتوای صفحه اکسل در اندازه حقیقی خودش چاپ شود این گزینه که گزینه پیش فرض هست را انتخاب می کنیم .

 پرینت چند صفحه اکسل دریک صفحه

FIT  Sheet On One Page:

اگر این گزینه را انتخاب کنیم اکسل تلاش می کند کل محتوای صفحات مختلف را دریک صفحه پرینت بگیرد .

Fit  All Columns  On One Page:

اگر این گزینه انتخاب شود اکسل ، تمام ستون ها را سع می کند در پرینت بیاورد اما ممکنه تمام ردیف ها در چاپ نباشد .

Fit All Rows On One Page :

اگر این گزینه انتخاب شود اکسل تلاش می کند تمام ردیف ها را دریک صفحه چاپ کند هر چن ممکنه تمام ستون ها چاپ نشود .

 Custom Scaling Option:

با انتخاب این گزینه می توانیم  تنظیمات را بصورت دستی و سفارشی انجام دهیم که درقسمت های بالا توضیح دادیم.

در پایان بعد از انجام تمام تنظیمات فوق روی گزینه Print کلیک می کنیم تا اطلاعات چاپ شوند